Politique de confidentialité
Le Carrefour Jeunesse-Emploi Rivière-des-Prairies (ci-après : le « CJE RDP »), constitué sous le régime de la Loi sur les compagnies, Partie 3 (RLRQ, C. C-38) respecte le droit à la vie privée de chaque personne et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de toute participante, tout participant, et tout membre du personnel, visiteur et partenaire. La présente Politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») vise à vous informer des engagements du CJE RDP en matière de respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels tout en tenant compte des nouvelles exigences liées à la Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q., 2021, c. 25, la Loi 25).
Table des matières
Tout événement que le CJE RDP gère ou organise. 4
« Renseignement personnel ». 4
« Renseignement personnel sensible ». 4
« Renseignement à caractère public ». 4
« Incident de confidentialité ». 5
« Registre des incidents de confidentialité ». 5
« Risque sérieux de préjudices ». 5
3. PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS. 6
4. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ. 6
5. COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. 6
6. MODES DE COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES. 8
7. FINALITÉS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. 8
8. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS COLLECTÉS. 9
10. MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. 10
11. GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. 11
12. PROCÉDURE EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ. 12
13. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. 14
14. DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS. 14
15. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE. 15
16. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ. 15
17. HÉBERGEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES. 16
18. LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB.. 16
1. CONTEXTE
1.1
À compter du 22 septembre 2023, de nouvelles dispositions sont entrées en vigueur en raison des effets de la Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q., 2021, c. 25, ci-après « la Loi 25 ») sur la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
1.2
L’adoption de la loi 25 permet aux personnes qui interagissent avec des organismes ou entreprises de bénéficier particulièrement :
- De la bonification des informations reçues lors d’une collecte de renseignements personnels et d’une décision automatisée ;
- D’informations concernant l’utilisation de renseignements personnels pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et d’un droit de présenter des observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision ;
- D’être avisé.e lors d’un incident de confidentialité concernant des renseignements personnels lorsque cet incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé ;
- D’un droit à l’effacement et au déréférencement ;
- De consentements demandés en termes simples et clairs.
1.3
La présente politique vise à répondre à ces exigences en informant le public sur la nature des engagements pris par le CJE RDP. Elle détaille notamment :
- L’importance que le CJE RDP accorde au respect de la vie privée ;
- La nature des renseignements personnels qui sont collectés par le CJE RDP ;
- La manière dont sont collectés les renseignements personnels et les moyens technologiques par lesquels ceux-ci sont collectés, incluant la politique du site web en matière de fichiers témoins/cookies ;
- L’utilisation qui est faite des renseignements personnels et les fins auxquelles ces renseignements personnels sont collectés ;
- Vos droits concernant la collecte, le traitement et la rectification de vos renseignements ;
- La durée de conservation des renseignements collectés ;
- Le poste et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) ;
- Vos droits d’accès à vos données personnelles, tels que prévus par la loi ;
- Le contexte dans lequel vos renseignements personnels pourraient être transmis ou divulgués, et les personnes ou organismes destinataires ;
- Les mesures de sécurité relatives à la protection des renseignements ;
- Le droit que vous avez de retirer votre consentement ou de demander le déréférencement ou l’effacement de vos données collectées ;
- Les mesures prises en cas d’un incident de confidentialité concernant vos données personnelles.
2. DÉFINITIONS
« Membre du personnel »
Toute personne qui travaille pour le CJE RDP moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toute personne non rémunérée (bénévole, stagiaire).
« Événement »
Tout événement que le CJE RDP gère ou organise.
« Renseignement personnel »
Tous les renseignements fournis ou communiqués au CJE RDP sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un·e participant·e ou membre du personnel et qui peuvent être utilisés pour l’identifier directement ou indirectement.
Ne sont pas des renseignements personnels :
- Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ;
- Les renseignements à caractère public (voir définition ci-dessous) ;
- Les données statistiques ou anonymisées ;
- Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier une personne.
« Renseignement personnel sensible »
Un renseignement personnel sensible est un renseignement personnel envers laquelle il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Ceux-ci peuvent par exemple comprendre des renseignements bancaires, biométriques, de santé, ou encore des renseignements sur l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, le statut matrimonial, etc.
« Renseignement à caractère public »
Certains renseignements personnels ont un caractère public en vertu de la loi. Ils ne sont donc pas confidentiels et la présente politique ne s’applique pas à ces derniers.
Ceux-ci peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Des coordonnées professionnelles ou d’affaires, comme le nom, le titre d’un poste ou de fonction, l’adresse courriel ou numéro de téléphone au travail, etc. ;
- Les renseignements contenus dans des archives judiciaires ou municipales ;
- Les renseignements contenus dans des registres publics, comme le registre des entreprises, le registre des biens non réclamés, les registres immobiliers, etc. ;
- Les données relatives à un permis délivré par un organisme public et dont la détention est requise en vertu de la loi pour exercer une activité ou une profession, etc.
« Incident de confidentialité »
Tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel. Cela comprend également la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
« Participant·e »
Tout individu qui fournit des renseignements personnels au CJE RDP en lien avec la réalisation d’un événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou l’obtention d’un service.
« Publication »
Toute publication produite par le CJE RDP ou à laquelle ce dernier contribue, sous quelque forme que ce soit (verbale, écrite, audio, vidéo, informatisée ou autre).
« Registre des incidents de confidentialité »
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.
« Risque sérieux de préjudices »
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimantla sensibilité des renseignements concernés, les conséquences appréhendées de leur utilisationet la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
3. PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS
3.1
Toute personne a le choix d’être photographiée ou non, ou d’être enregistrée (audio/vidéo) ou non.
3.2
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier une personne comme membre du personnel du CJE RDP ne constituent pas un renseignement personnel relatif à cette personne.
4. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
4.1
Les membres du personnel du CJE RDP sont tenus de signer le formulaire « Déclaration relative à la confidentialité » qui les engage à reconnaître et suivre la présente politique dans l’exercice leurs fonctions ou mandats.
4.2
L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un membre du personnel avec le CJE RDP et survit à la fin de cette relation.
5. COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1
Le CJE RDP accorde une grande importance à la confidentialité des données personnelles de ses participant.es et membres du personnel et met en œuvre plusieurs mesures et politiques internes pour les traiter avec le plus grand soin.
5.2
Le CJE RDP peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels concernant les membres de son personnel. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
- Maintenir les coordonnées à jour ;
- Documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
- Permettre, le cas échéant, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).
5.3
Le CJE RDP peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels de participant.es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au CJE RDP de réaliser un événement, une publication, une activité ou de fournir un service.
5.4
Le CJE RDP ne peut recueillir et utiliser que les renseignements personnels nécessaires aux fins du dossier.
5.5
Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis qu’auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
5.6
Le CJE RDP peut, dans le cours normal de ses activités, collecter un ou plusieurs des renseignements personnels suivants au sujet de ses participant.es et membres du personnel :
- Nom ;
- Prénom ;
- Âge et date de naissance ;
- Adresse courriel ;
- Numéro de téléphone ;
- Numéro de télécopieur ;
- Adresse postale ;
- Genre ;
- NAS ;
- Statut de citoyenneté ;
- Pays, province, et ville de naissance ;
- Pays de dernière résidence ;
- Langue de correspondance ;
- Langue maternelle et langues parlées ;
- Statut en tant qu’autochtone ;
- Profession ;
- Études ;
- Entreprises ;
- Limitations fonctionnelles ;
- Statut matrimonial ;
- Résultats de tests (de personnalité, psychométrique, QI, etc.) ;
- Principale source de revenus ;
- Statut à l’assurance emploi ;
- Numéro de dossier avec certains organismes gouvernementaux ;
- Contacts et relations, le cas échéant.
6. MODES DE COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES
6.1
Le CJE RDP collecte vos renseignements personnels lors de ses activités normales, par les moyens suivants :
- Formulaire d’inscription ;
- Formulaire de rencontre initiale ;
- Téléphone ;
- Messagerie vocale ;
- Communications électroniques (courriels, messages sur les réseaux sociaux, etc.) ;
- Données entrées sur la base de données utilisée par le CJE RDP (LGE Stat) ;
- Sondages ;
- Inscription à l’infolettre ;
- Témoins de navigation et fichiers journaux sur le site web du CJE RDP ;
- Concours ;
- Autres moyens écrits et oraux, par ex. : cartes d’affaires, courrier postal, etc.
6.2
Les fichiers témoins collectent notamment les informations suivantes :
- Adresse IP ;
- Système d’exploitation ;
- Pages visitées et requêtes ;
- Heure et jour de connexion.
Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation.
Vous pouvez naviguer sur notre site même après avoir désactivé les témoins de navigation. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manœuvre ne peut être considéré comme étant de notre fait.
7. FINALITÉS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
7.1
Le CJE RDP est tenu de collecter certains renseignements personnels dans le cadre normal de ses activités :
- Statistiques et reddition de compte ;
- Exigences des ententes ministérielles ou autres bailleurs de fonds ;
- Création de profils et de fiches de contact pour ses participant.es ;
- Suivi des dossiers de participant.es ;
- Communications avec les participant.es (transmission d’informations, infolettre, etc.) ;
- Conseil et orientation ;
- Fermeture des dossiers de participant.es.
7.2
Les témoins de navigation servent aux finalités suivantes :
- Amélioration du service et accueil personnalisé ;
- Création de profils personnalisés ;
- Évaluations concernant la performance du site web ;
- Études statistiques ;
- Vérifications de sécurité sur notre site web.
8. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS COLLECTÉS
8.1
Les renseignements personnels collectés sont conservés pour des durées définies selon la nature des renseignements et l’utilisation qui en est faite.
8.2
Les dossiers de participant.es sous forme physique (papier) sont conservés sous clé pendant une période de 5 ans après la fermeture du dossier.
8.3
Les dossiers de participant.es sous forme numérique (base de données LGE Stat) sont supprimés manuellement après une période de 5 ans d’inactivité, ou automatiquement après une période de 7 ans d’inactivité ;
8.4
Les données personnelles recueillies par les témoins de navigation sont anonymisées et conservées jusqu’à ce qu’ils soient supprimés de votre navigateur web ;
8.5
Les renseignements personnels dans le cadre de communications électroniques (courriels, inscription à une liste d’envoi, etc.) sont conservés jusqu’à ce que vous signaliez au CJE RDP votre souhait de voir ces données supprimées ;
8.6
Les données personnelles transmises sous forme orale (téléphone, boîte vocale, rencontre, etc.) ne sont pas conservées, sauf si celles-ci sont inscrites dans un dossier de participant, auquel cas elles suivront les durées définies dans les paragraphes 8.1 et 8.2, ou si elles donnent suite à une inscription à une infolettre ou liste d’envoi, auquel cas elles suivront les durées définies dans le paragraphe 8.5.
9. DROITS RELATIFS À LA COLLECTE, AU TRAITEMENT, ET À LA
RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
Conformément aux dispositions établies par la Loi 25 et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (droit d’opposition).
9.2
Vous disposez également d’un droit de retrait, qui vous habilite à demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus sur une liste de diffusion, par exemple.
9.3
Étant donné la nature essentielle de certains renseignements personnels aux services qu’offre le CJE RDP à ses participant.es, votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels par les membres du personnel du CJE RDP pourrait être nécessaire à votre inscription à une activité ou à un service offert par le CJE RDP.
Le cas échéant, un membre du personnel du CJE RDP peut vous préciser quelles sont ces données essentielles.
9.4
Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier, ou demander la suppression des renseignements personnels vous concernant en suivant la procédure définie dans les sections 11.1 et 11.2 de l’article 11 de la présente politique, « Gestion des renseignements personnels. »
10. MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
10.1
Afin de bien traduire l’engagement du CJE RDP envers la protection de vos renseignements personnels, des mesures de sécurité ont été mises en place.
Celles-ci comprennent, entre autres, les actions suivantes :
- Utilisation d’un protocole SSL (Secure Sockets Layer) pour les échanges sur le site web ou la messagerie électronique du CJE RDP ;
- La mise sous clé des dossiers de participant.es qui sont encore en version papier et la limitation de l’accès aux membres du personnel autorisés ;
- L’obligation pour le personnel du CJE RDP de respecter la confidentialité de vos informations ;
- L’utilisation de mots de passe et la gestion de l’accès aux données conservées de manière numérique (incluant la base de données LGE Stat et autres documents internes) pour limiter l’accès au personnel autorisé seulement ;
- La préférence donnée à l’option « Copie conforme invisible » (Cci) lors de l’envoi de courriels à destinataires multiples afin de préserver la confidentialité de votre adresse courriel ;
- La fermeture à clé des espaces de travail où des renseignements confidentiels seraient autrement accessibles ;
- L’utilisation de mots de passe pour accéder aux ordinateurs et applications où des renseignements confidentiels sont conservés ;
- L’utilisation de filtres de confidentialité pour les écrans d’ordinateurs utilisés par les participant.es et situés dans des zones de passage ;
- L’utilisation d’un antivirus et d’un logiciel de surveillance du réseau afin de réduire les risques liés à la transmission d’information de manière électronique ;
- L’utilisation d’un serveur sécurisé et de sauvegardes automatiques infonuagiques auxquels seuls la direction générale et le service informatique ont accès afin de limiter le risque de fuite ou de perte de données.
11. GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
11.1
Concernant vos droits d’accès à vos données personnelles, la Loi 25 prévoit la mise en place d’une procédure claire reposant sur la désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
Par défaut, cette responsabilité incombe à la personne exerçant la plus haute autorité au CJE RDP, soit la direction : Rosemarie Pereira.
Toute demande pour accéder à vos données personnelles, en demander la rectification, faire valoir votre droit d’opposition, ou faire valoir votre droit de retrait, doit lui être acheminée à l’adresse suivante : vieprivee@cje-rdp.org.
Une réponse vous sera transmise au cours des 30 jours suivant votre demande.
11.2
Des formulaires pour soumettre une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, de retrait de votre nom d’une liste nominative, ou pour soumettre une plainte sont disponibles gratuitement sur le site de la Commission d’accès à l’information à l’adresse suivante :
11.3
La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit :
- S’assurer la protection des renseignements personnels ;
- Déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels ;
- Vous informer avant tout partage de vos données personnelles pour lequel vous n’avez pas donné de consentement ;
- Respecter les finalités pour lesquelles les renseignements ont été collectés ;
- Réaliser des évaluations d’impact sur la confidentialité ;
- Vous aviser en cas de rectification ou suppression des renseignements personnels, sauf dans les cas où cela entraîne des formalités, coûts ou démarches disproportionnés ;
- Vous avertir en cas d’incident de confidentialité (voir section 12, « Procédure en cas d’incident de confidentialité »).
- Tenir un registre des incidents de confidentialité.
11.4
Sous réserve de l’article 11.5, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement personnel que détient le CJE RDP. Les autres membres du personnel sont autorisés à accéder aux renseignements personnels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
11.5
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
12. PROCÉDURE EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
12.1
Lorsqu’un membre du personnel ou un·e participant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale afin qu’il soit inscrit au registre. Le membre du personnel ou le ou la participant·e doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction générale.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
Doivent être colligés dans le formulaire de signalement :
- Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
- Une brève description des circonstances de l’incident ;
- La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
- La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).
12.2
La personne responsable de la protection des renseignements personnels juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont inscrits au registre.
Cette évaluation repose sur :
- La sensibilité des renseignements personnels ;
- Les conséquences appréhendées de l’utilisation de ces renseignements personnels ;
- La probabilité que ces renseignements personnels puissent être utilisés à des fins préjudiciables.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information (ci-après, « la CAI ») et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié. Une note est également ajoutée au dossier de la ou des personnes concernées.
12.3
Il se peut qu’un délai se produise entre la déclaration faite à la CAI et la prise de contact avec les parties concernées si :
- Le CJE RDP ne dispose pas de toute l’information nécessaire pour identifier les renseignements personnels impliqués, les personnes concernées, ou la faille de sécurité ;
- Le CJE RDP a besoin de temps pour mettre en place les mesures nécessaires afin d’éviter que l’incident ne se reproduise, et communiquer sur l’incident avant que la faille ne soit traitée pourrait poser un risque de confidentialité ;
- Le fait de communiquer un incident de sécurité pourrait nuire à une enquête en cours.
13. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1
Les membres du personnel du CJE RDP ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
- S’assurer que les renseignements personnels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
- S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements personnels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
- Garder les renseignements personnels en format papier dans des espaces pouvant être verrouillés et s’assurer que les espaces soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des espaces doivent être gardées dans des endroits sûrs.
13.2
Lorsqu’un membre du personnel peut également, à certains égards, être qualifié de participant, les renseignements personnels concernant chaque titre seront conservés séparément.
13.3
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du CJE RDP.
14. DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS
14.1
Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 14, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
14.2
Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
14.3
Tel que permis par la loi, le CJE RDP peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle des membres de son personnel contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le CJE RDP ou les membres de son personnel, par ou de la part d’un·e participant·e, d’un membre de son personnel, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e participant·e ou d’un membre de son personnel.
14.4
Dans le cadre normal de ses activités, et après avoir reçu le consentement de ses participant.es, le CJE RDP peut communiquer des renseignements personnels limités à Services Québec. Toute autre divulgation à toute autre personne ou organisation (parent, intervenant, police, etc.) devra faire l’objet d’un consentement séparé des participant.es et aucun renseignement personnel ne pourra être transmis sans ce consentement.
15. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE
15.1
Sous réserve de la section 11.5 de l’article 11 de la présente politique, les participant·es et membres du personnel du CJE RDP ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le CJE RDP a reçus et recueillis à leur sujet, ainsi que d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
15.2
Le CJE RDP doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
15.3
Une demande d’un·e participant·e ou d’un membre du personnel en lien avec l’article 15.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
16. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
16.1
Un membre du personnel manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
- Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;
- Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du CJE RDP alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
- Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
- Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
16.2
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le CJE RDP, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
17. HÉBERGEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
17.1
Certaines données personnelles pourraient, dans certains cas, être conservées à l’extérieur des serveurs du CJE RDP.
Il s’agit notamment :
- Des données conservées sur la base de données/outil de gestion des relations clients LGE Stat, des ministères de l’Emploi et de l’Immigration ;
- De correspondances avec divers partenaires et bailleurs de fonds, notamment lors de la reddition de compte avec ces derniers ;
- De données relatives au site web du CJE RDP, hébergé par Hébergement Web Canada (www.whc.ca), une société de technologie et d’infrastructure TI, basée à Montréal, Québec et qui opère en conformité avec la Loi 25.
Pour toute question concernant le traitement de ces données personnelles et pour exercer votre droit de retrait ou à l’effacement, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels du CJE RDP, telle que décrite dans les sections 11.1 et 11.2 de l’article 11 «Gestion des renseignements personnels. »
18. LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB
Le site web du CJE RDP peut contenir des hyperliens.
Cliquer sur ces liens vous redirigera vers d’autres sites web. Ces sites web ont leurs propres politiques de confidentialité, la politique de confidentialité du CJE RDP ne s’applique donc pas à ceux-ci.
19. RECOURS
18.1
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale du CJE RDP, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration du CJE RDP si la plainte concerne la direction générale.
18.2
Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements personnels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du CJE RDP d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Politique adoptée par le Conseil d’administration du CJE RDP le [27 novembre 2023]
Date de la dernière mise à jour : 05 octobre 2023